Glaubenssatz #1: Ich muss meinen Betrieb während der Umbauzeit schließen

Hagen BrockhausGlaubenssätze

Tür mit kleinen Fenstern und Schild "Yes, we are OPEN" und dezenter Beleuchtung im Hintergrund
© Artem Beliaikin / Unsplash

Viele Apotheker sowie Ärzte befürchten, dass sie für den Umbau ihrer Apotheke oder ihrer Praxis diese zeitweilig schließen müssen. Die Angst, mehrere Wochen keine Kunden oder Patienten beraten oder betreuen und den Verdienstausfall kompensieren zu können, hemmt die Entscheidung für einen Umbau. Erschwerend kommt hinzu, dass Apotheken aufgrund geltender Regeln der Apothekenbetriebsordnung nicht ohne eine vorherige Anmeldung schließen dürfen. Denn die Genehmigung beinhaltet neben dem Recht auch die Pflicht zum Betrieb einer Apotheke.

Daher ist der Glaubenssatz „Ich muss meinen Betrieb während der Umbauzeit schließen“ bei einem Großteil unserer Kunden am Anfang eines Projektes stark verwurzelt – verständlicherweise. Folgend stellen wir Ihnen mögliche Varianten inklusive einer persönlichen Einschätzung unsererseits vor, wie wir einen Apotheken- oder Praxisumbau ohne Schließung realisieren. Außerdem geben wir Tipps, für den richtigen Zeitpunkt für Ihren Umbau und verraten, wie Sie Ihr Team integrieren und motivieren.

1. Apothekenumbau oder Praxisumbau mittels Raumteilung

Eine Möglichkeit, den Apotheken- oder Praxisumbau neben dem laufenden Betrieb umzusetzen, ist die Raumteilung. Hierbei erfolgt auf einer Seite der Offizin der normale Apothekenbetrieb, während auf der anderen Seite bereits Umbauten und/oder Modernisierungen stattfinden. In einer Praxis würde die Umsetzung dem neuen Praxisdesign entsprechend Raum für Raum voranschreiten.

Einschätzung: Diese Möglichkeit birgt einige Schwierigkeiten. Besonders in Apotheken oder Praxen mit wenig Raumkapazitäten verhindert der Platzmangel häufig die Umsetzung. Zudem beeinflussen mitunter Umbaugeräusche die Behandlungsatmosphäre beziehungsweise die Beratung und Verkauf. Oft verhindert Platzmangel die Umsetzung. In der Regel raten wir daher nicht zu dieser Vorgehensweise.

2. Apothekenumbau oder Praxisumbau unter Nutzung einer unmittelbar angrenzenden Fläche

Eine andere Option ist die Nutzung einer zusätzlichen Fläche beziehungsweise zusätzlicher Räume in unmittelbarer Nähe zu Ihrer eigentlichen Praxis oder Apotheke, also im oder direkt an Ihrem Objekt. So können wir Ihren Betrieb für die Dauer des Umbaus auslagern. Oberste Prämisse bei dieser Umsetzung haben die Vorschriften der Apothekenbetriebsordnung, insbesondere die Vorgabe zur Einheit der Betriebsräume. Denn diese Vorgabe ist auch während einer Umbauzeit zu beachten. Nur so können Sie für eine sichere Lagerung und Abgabe der Arzneimittel sorgen.

Wir organisieren gerne einen Container als vorrübergehende Betriebsstätte für Sie, den wir an einem geeigneten Ort vor Ihrer Praxis oder Apotheke platzieren. Gut eignen sich hierfür beispielsweise breite Fußwege oder Parkplätze direkt vor Ihrer Apotheke oder Ihrer Praxis. Bei vergangenen Projekten haben wir bereits Container derart aufgestellt, dass ein Durchgang zwischen diesen und dem Ladengeschäft unterbunden war. Hier sind gut durchdachte und mit der zuständigen Behörde abgestimmte Einzelfalllösungen gefragt.

Damit sich Ihre Kundschaft gut orientieren kann. Sind in diesem Fall eindeutige, leicht verständliche Hinweise und Wegbeschreibungen zur vorübergehenden neuen Location.

Einschätzung: Die Auslagerung in einen Container oder einen anderen Raum in Ihrem Objekt ist eine gute Möglichkeit, in unmittelbarer Nähe zur gewohnten Apotheke oder Praxis präsent zu sein. Wie auch bei der Nutzung einer weiteren Fläche müssen Sie im Vorfeld mit allen benötigten Utensilien umziehen, um für Kunden und Patienten auch in der neuen Umgebung gewohnte qualitativ hochwertige Beratung oder Behandlung gewährleisten zu können.

3. Apothekenumbau oder Praxisumbau als Interimslösung

In einem Extraraum, beispielsweise in Ihrem Lager, einem breiten Hauseingang oder Ihrer Warenschleuse, können wir eine ansprechend gestaltete Übergangslösung für die Zeit des Umbaus verwirklichen. Im Falle eines Apothekenumbaus ist auch der Verkauf aus einem straßenseitigen Fenster heraus gut umsetzbar.

In Ihrem gewünschten Interim verlegt ein Elektriker gegebenenfalls Strom- und EDV-Anschlüsse, sodass Sie Ihr Kassensystem weiterhin nutzen können. Als Abtrennung des Beratungs- und Verkaufsbereichs verwenden wir einen Tisch bzw. einen Verkaufstresen. Mithilfe von vorhandenen Regalen der bestehenden Einrichtung empfinden wir zudem eine Offizin nach und bieten Ihren Kunden somit eine möglichst angenehme Atmosphäre innerhalb der ungewohnten Räumlichkeiten. Wichtig hierbei ist ebenfalls die deutliche Kennzeichnung und Wegführung zu Ihrem Interim, sodass Ihre Kunden Sie in Ihren vorübergehenden Räumlichkeiten finden.

Auch bei dieser Lösung hat die Einhaltung der geltenden Vorgaben und Regeln der Pharmaziebehörde oberste Priorität.

Einschätzung: Die Interimslösung ist unsere Empfehlung vor allem für Ihren Apothekenumbau. Denn Sie und Ihr Team können an ihrer gewohnten Wirkungsstätte arbeiten. Außerdem müssen sich Ihre Kunden und Patienten auf keinen anderen Weg zu Ihnen einstellen, Sie benötigen kein zusätzliches Kapital für die Anmietung eines Containers oder zusätzlicher Räumlichkeiten und verzichten auf einen Umzug. Darüber hinaus geht der Umbau auch zügiger von statten, wenn die beteiligten Gewerke die anstehenden Arbeiten in einem Zug erledigen können.

Der ideale Zeitpunkt für einen Apothekenumbau oder Praxisumbau

Je größer und aufwendiger Ihre Modernisierung geplant ist, dauert diese entsprechend länger. Generell planen wir für einen Umbau zwischen zwei bis sechs Wochen ein.

Im Gegensatz zur üblichen Annahme, der Sommer beziehungsweise die Sommerferien seien der ideale Zeitraum für einen Apothekenumbau, sollten Sie sich lieber an den Urlaubszeiten der nahegelegenen Ärzte orientieren. In dieser Zeit erhalten weniger Patienten Rezepte und haben entsprechend weniger Bedarf. Für Ihren Praxenumbau sollten Sie ebenfalls die Urlaubszeiten der umliegenden Ärzte mit gleicher Spezialisierung beachten – jedoch genau andersherum als die Apotheker planen. Sind Ihre Kollegen im Urlaub, steigt sicher der Bedarf der Patienten an einer Ausweichstation und Sie müssen diesen mit abdecken.

Ein funktionierender Umbau braucht Rückhalt durch das Team

Damit Ihr Apothekenumbau oder Praxisumbau neben dem laufenden Geschäft möglichst reibungslos umgesetzt werden kann, müssen Sie und Ihr Team zusammenhalten. Ein Umbau bedeutet immer Veränderung und auch phasenweise Stress. Um diesem gemeinsam zu begegnen, sollten Sie vor allem ehrlich sein: Stellen Sie den Prozess vor, erklären Sie den Ablauf und sagen Sie klar „es wird anstrengend, aber das Ziel sind optimierte Arbeitsprozesse und ein schöneres Design“. Zeigen Sie hierfür Ihre Vision. Pinnen Sie die Illustration Ihres Konzepts an und kommunizieren Sie Ihre Pläne. Holen Sie eine besonders wichtige Person aus Ihrem Team bereits am Projektbeginn mit an Bord und integrieren Sie ihn oder sie in die Planungsphase. Hierfür eignet sich beispielsweise Ihr Filialleiter oder eine Vertrauensperson im Team.

Wir können Sie beruhigen: Die Angst, für einen Umbau schließen zu müssen, ist unbegründet. Wir können diese Herausforderung meistern, es bedarf lediglich kreativer Ideen und Improvisationsgeschick. Melden Sie sich bei uns, gemeinsam besprechen wir Ihre Vorhaben und finden eine geeignete Lösung für die Umsetzung.